مكالمات أقل، وضوح أكبر: M. Huhs تُحوّل إدارة الأسطول وتخطيط الجولات إلى نظام رقمي مع syniotec
تُعد شركة M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH من أوترسبرغ شركة عائلية يديرها أصحابها، وتعمل منذ ما يقارب 40 عامًا في مجالات أعمال الحفر والهدم وخدمات النقل. يشمل العمل اليومي فيها الشاحنات ومعدات البناء والحاويات المتحركة التي تتنقل بين مواقع البناء المختلفة. ولضمان سير العمل بسلاسة، يجب تنسيق المركبات والموظفين والمهام باستمرار.
وكان هذا بالتحديد أحد أكبر التحديات في السابق: أين تتواجد كل شاحنة؟ ومتى سيعود السائق؟ وأي مركبة قريبة حاليًا ويمكنها تنفيذ مهمة إضافية بشكل عاجل؟
ولم تكن هناك وسيلة للحصول على إجابات سوى واحدة: الاتصال الهاتفي.
أما اليوم، فتستخدم M. Huhs نظام Smart Asset Manager (SAM) وخدمة تتبع المركبات (التليماتكس) من syniotec، لمتابعة أسطولها مركزيًا بشكل كامل. وأصبحت الخريطة الرقمية اليوم من أول ما يتم فتحه في المكتب كل صباح.
”كان توقعنا أن يُسهّل النظام سير عملنا اليومي، وهذا بالفعل ما تحقق“، كما يقول مانويل هوس، المدير التنفيذي لشركة M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH
ما هي التحديات التي واجهتها الشركة؟
تحتاج شركات النقل تحديدًا إلى التعامل السريع والعفوي مع المواقف اليومية. وقبل اعتماد SAM، لم يكن لدى M. Huhs رؤية مركزية توضح أين تتواجد الشاحنات والمعدات والحاويات في كل لحظة.
- تنسيق واستفسارات هاتفية مستمرة
- غياب رؤية مباشرة ومحدثة للشاحنات ومعدات البناء
- صعوبة التخطيط العفوي للجولات والمهام
- إدارة مواقع الحاويات يدويًا عبر برنامج Excel
- عدم توفر بيانات المعدات والمركبات في مكان مركزي واحد
”أين أنت الآن؟“ – الحياة اليومية قبل SAM
عندما كان أحد العملاء يسأل في السابق عن موعد وصول شحنته، لم تكن الإجابة متاحة دائمًا على الفور.
كان لا بد أولًا من تحديد السائق المسؤول، ثم معرفة موقع الشاحنة الحالي، وبعد ذلك تقدير موعد عودتها. كما كانت هذه المعلومة مهمة أيضًا لتخطيط الجولات الداخلية.
ويصف مانويل هوس الوضع آنذاك بواقعية:
”في السابق كنا نضطر إلى الاتصال كثيرًا بالسائقين وسؤالهم: أين أنت الآن؟ أما اليوم فلدينا رؤية شاملة، ويمكننا تخطيط الجولات القادمة بشكل أفضل بكثير.“
وكانت هذه المشكلة تظهر بوضوح خاصة عند حدوث تغييرات مفاجئة. فلو كان أحد السائقين قريبًا بالفعل من مهمة أخرى، لكان بالإمكان ربطها مباشرة بمهمة إضافية مثل عملية استلام أو نقل تربة. لكن بحلول الوقت الذي يتم فيه تحديد موقعه هاتفيًا، كان قد يكون تجاوز الموقع المطلوب بالفعل.
”كان الأمر يتطلب معرفة كبيرة كان لا بد من حفظها في الذهن“، كما تتذكر أنيكا هوس.
ولهذا كانت الشركة تبحث عن حل يجمع المعلومات في مكان مركزي واحد، دون أن يضيف نظامًا منفصلًا آخر إلى سير العمل اليومي.
منصة واحدة للمركبات والمعدات والحاويات
بحثت M. Huhs عن مزودين مختلفين خلال رحلتها للعثور على الحل الرقمي المناسب.
وكان من المهم بالنسبة للشركة منذ البداية جمع بيانات المعدات والمركبات في نظام مركزي واحد، والحصول في الوقت نفسه على خدمة تتبع المركبات (التليماتكس) اللازمة من جهة واحدة.
ووجدت M. Huhs في syniotec هذا النهج بالضبط: فبرنامج SAM وحلول GPS والتليماتكس المناسبة تعمل معًا بتكامل مباشر.
”لم نكن نريد العمل بعدة تطبيقات مختلفة، بل كنا نرغب قدر الإمكان في حل واحد يوفر كل شيء من مصدر واحد.“
ولم تقتصر أهمية الاختيار بالنسبة لمانويل وأنيكا هوس على الجانب التقني فقط، بل كان من العوامل الحاسمة أيضًا إمكانية تطوير المتطلبات معًا والحصول على جهة اتصال مباشرة عند وجود أي استفسار.
أصبح SAM اليوم جزءًا أساسيًا من سير العمل اليومي لدى M. Huhs.
يعمل عرض الخريطة في المكتب على شاشة كبيرة، ما يتيح رؤية مباشرة لمواقع المركبات، ومعرفة الشاحنات التي لا تزال في الطريق وتلك التي بدأت العودة إلى الشركة.
”من أوائل الأشياء التي نقوم بها كل صباح: نفتح الخريطة ونرى مباشرة مكان كل فرد من الفريق“، كما تقول أنيكا هوس، مساعدة الإدارة التنفيذية
وما كان يتطلب سابقًا عدة مكالمات هاتفية، أصبح اليوم غالبًا بإمكان نظرة واحدة الإجابة عنه.
ولا تقتصر فائدة ذلك على الجولات المخطط لها فقط. ففي حال حدوث تغيير مفاجئ خلال العمل اليومي، يستطيع الفريق تحديد المركبة الأقرب للموقع المطلوب بسرعة أكبر، وتكليفها بالمهمة الإضافية.
”أصبح التعاون بين الفريق أكثر سلاسة بعد التخلص من كل هذا التواصل الهاتفي المستمر.“
وتبقى الرؤية الشاملة متاحة أيضًا أثناء التنقل. فنظام SAM يمكن الوصول إليه عبر الهاتف المحمول. ومن أراد معرفة موقع إحدى الشاحنات بسرعة، يمكنه التحقق منه مباشرة عبر هاتفه الذكي.
إدارة المركبات وخدمة التليماتكس في مكان واحد
إلى جانب الخريطة الحية، تستخدم M. Huhs نظام SAM أيضًا كأداة مركزية لإدارة المركبات والمعدات. فيمكن تسجيل المعلومات الخاصة بالمعدات والمركبات مباشرة ضمن الملف الشخصي لكل منها، والرجوع إليها عند الحاجة. كما يمكن إدارة المستندات مثل أوراق الفحص الفني (TÜV) من خلاله.
وبهذا، يتطور نظام SAM بالنسبة للشركة تدريجيًا من مجرد أداة لعرض المواقع إلى منصة مركزية لإدارة الأسطول بأكمله. ويتجاوز الهدف طويل المدى ذلك بكثير.
فتسعى شركة Huhs إلى جمع أكبر عدد ممكن من العمليات في مكان واحد: بدءًا من بيانات المركبات والمعدات، مرورًا بتسجيل الوقت وحساب الكميات، وصولًا إلى بطاقات التسليم الرقمية.
وتلخص أنيكا هوس هذه الرؤية بقولها: ”أملنا على المدى الطويل هو إدارة أكبر عدد ممكن من العمليات ضمن نظام واحد، بدلًا من الحاجة إلى برنامج منفصل لكل مهمة.“
إيجاد الحلول عندما لا يتناسب الخيار القياسي مع الواقع
لم يسر تطبيق خدمة التليماتكس بنفس الطريقة مع جميع المركبات.
فبالنسبة لبعض الشاحنات، لم يكن من الممكن في البداية تركيب الحلول المقررة كما هو مخطط، بسبب اختلاف نوع التوصيلات أو المتطلبات التقنية. وكان الأهم بالنسبة لـ M. Huhs هو كيفية التعامل مع هذه المواقف.
فبدلًا من التوقف عند العائق التقني، تم البحث سويًا عن بديل وتركيب حل آخر مناسب.
”ما يعجبني بشكل خاص هو أن syniotec تعمل بأسلوب موجه نحو إيجاد الحلول. نحن دائمًا نحاول تحقيق أقصى ما يمكن لعملائنا، لذا من الجميل أن يعمل شريكنا بالطريقة ذاتها معنا.“
وبالنسبة للمركبات الجديدة وعمليات تركيب أنظمة التليماتكس الأكثر تعقيدًا، تواصل syniotec تقديم الدعم المباشر في الموقع. أما الحلول الأخرى، مثل تلك الخاصة بـالحاويات أو معدات البناء، فأصبح بإمكان فريق M. Huhs تركيبها بنفسه الآن.
ولا يظهر الفرق الأكبر لدى M. Huhs في عملية كبيرة واحدة، بل في العديد من المواقف الصغيرة في سير العمل اليومي.
عميل يسأل عن موعد وصول شحنته.
سائق مطلوب منه تنفيذ مهمة إضافية بشكل عاجل.
حاوية مطلوبة في موقع آخر.
يحتاج المكتب إلى معرفة موقع إحدى المركبات بسرعة.
كان هذا سابقًا يعني غالبًا: الاتصال، والسؤال، وجمع المعلومات ذهنيًا أو عبر برنامج Excel.
أما اليوم، فتكفي في كثير من الأحيان نظرة واحدة على SAM.
”اليوم ننظر ببساطة إلى الشاشة ونرى مباشرة مكان شاحناتنا ومعداتنا.“
وبهذا، فإن التحول الرقمي بالنسبة لـ M. Huhs يعني في المقام الأول أمرًا واحدًا: تقليل جهد التنسيق وزيادة الشفافية في سير العمل اليومي. وهذا بالضبط ما تسعى الشركة لمواصلة البناء عليه. وتلخص أنيكا هوس الأمر بقولها:
”بأثر رجعي، كان قرار التعاون مع syniotec بالفعل أفضل قرار اتخذناه.“