Daha az telefon trafiği, daha fazla genel bakış: M. Huhs, araç parkını ve rota planlamasını syniotec ile dijitalleştiriyor
Ottersberg merkezli M. Huhs Hafriyat ve Nakliyat Şirketi Ltd. Şti., sahibi tarafından yönetilen bir aile işletmesidir ve yaklaşık 40 yıldır hafriyat, yıkım ve nakliye alanlarında faaliyet göstermektedir. Farklı şantiyelerde hareket halindeki kamyonlar, iş makineleri ve kancalı konteynerler günlük iş akışının bir parçasıdır. Her şeyin sorunsuz ilerlemesi için araçların, çalışanların ve siparişlerin sürekli olarak yeniden koordine edilmesi gerekmektedir.
Eskiden en büyük zorluklardan biri tam da bu noktadaydı: Hangi kamyon nerede? Sürücü ne zaman dönecek? Şu an hangi araç yakında ve plansız ek bir işi üstlenebilir?
Bu soruların pek çok cevabı ancak tek bir yolla alınabiliyordu: Telefon görüşmesi.
Bugün M. Huhs, kendi araç parkını merkezi olarak takip edebilmek için Smart Asset Manager (SAM) ve syniotec’in telematik çözümlerini kullanmaktadır. Artık sabahları ofiste ilk açılan şeylerden biri dijital harita oluyor.
“Beklentimiz, sistemin günlük işlerimizi kolaylaştırmasıydı ve tam olarak bu başarıldı.” diyen Manuel Huhs, M. Huhs Hafriyat ve Nakliyat Şirketi Ltd. Şti. Genel Müdürü
Zorluklar nelerdi?
Özellikle bir nakliye şirketinde, günlük operasyonlarda sık sık anlık tepki verilmesi gerekir. Ancak SAM kullanılmaya başlanmadan önce M. Huhs, kamyonların, makinelerin ve konteynerlerin güncel konumlarına dair merkezi bir genel bakıştan yoksundu.
- Telefonla yapılan yoğun koordinasyon ve sorgulamalar
- Kamyonlar ve iş makineleri üzerinde canlı takip eksikliği
- Zorlaşan anlık rota ve görev planlaması
- Konteyner konumlarının Excel’de manuel olarak tutulması
- Makine ve araç verilerinin merkezi bir yerde erişilebilir olmaması
“Şu an neredesin?” – SAM öncesi günlük hayat
Eskiden bir müşteri teslimatının ne zaman ulaşacağını bilmek istediğinde, cevap her zaman anında verilemiyordu.
Öncelikle hangi sürücünün yolda olduğu, kamyonun o an nerede bulunduğu ve tahminen ne zaman döneceğinin netleştirilmesi gerekiyordu. Bu durum, dahili rota planlaması için de önemli bir bilgi eksikliği yaratıyordu.
Manuel Huhs, o zamanki günlük işleyişi gerçekçi bir şekilde şöyle tarif ediyor:
“Eskiden çok fazla telefon trafiği yapmak ve sürücülere ‘Şu an neredesin?’ diye sormak zorundaydık. Bugün ise genel bir bakışa sahibiz ve sonraki rotaları çok daha iyi planlayabiliyoruz.”
Sorun özellikle anlık değişikliklerde kendini gösteriyordu. Eğer bir sürücü zaten başka bir işin yakınındaysa, örneğin ek bir alım veya toprak dökümü doğrudan birleştirilebilirdi. Ancak konumu telefonla netleşene kadar, sürücü ilgili noktayı çoktan geçmiş olabiliyordu.
Annika Huhs, “Sadece zihinde tutulması gereken çok fazla bilgi vardı,” diye hatırlıyor.
Bu nedenle, bilgileri merkezi olarak bir araya getiren ve mümkünse günlük iş hayatında ek bir bağımsız sistem daha yaratmayan bir çözüm arandı.
Araçlar, makineler ve konteynerler için tek bir platform
Dijital bir çözüm arayışında olan M. Huhs, çeşitli sağlayıcıları inceledi.
Şirket için en başından beri önemli olan, makine ve araç verilerini merkezi bir sistemde toplamak ve aynı zamanda gerekli telematik hizmetini tek bir kaynaktan almaktı.
M. Huhs, aradığı bu yaklaşımı nihayet syniotec ile buldu: SAM yazılımı ve uygun GPS ve telematik çözümleri birbiriyle doğrudan entegre çalışmaktadır.
“Birçok farklı uygulama ile çalışmak değil, mümkünse her şeyi tek bir elden sunan bir çözüme sahip olmak istedik.”
Manuel ve Annika Huhs için burada sadece teknoloji rol oynamadı. Gereksinimleri birlikte geliştirme imkanı ve soruları olduğunda doğrudan bir muhataba sahip olmak da belirleyiciydi.
Bugün SAM, M. Huhs’un günlük iş akışının ayrılmaz bir parçasıdır.
Ofiste harita görünümü büyük bir ekranda çalışmaktadır. Bu sayede araçların nerede olduğu, hangi kamyonların yolda olduğu ve hangilerinin işletmeye dönüş yolunda olduğu doğrudan görülebilmektedir.
Genel Müdür Asistanı Annika Huhs, “Sabahları yaptığımız ilk işlerden biri haritayı açmak ve kimin nerede olduğunu doğrudan görmek oluyor,” diyor.
Eskiden birden fazla telefon görüşmesi gerektiren sorular, bugün genellikle tek bir bakışla yanıtlanabiliyor.
Bu sadece planlı rotalarda yardımcı olmuyor. Özellikle günlük işleyişte kısa sürede bir değişiklik olduğunda, ekip hangi aracın uygun bölgede olduğunu ve ek işi üstlenebileceğini daha hızlı kararlaştırabiliyor.
“İş birliği daha huzurlu hale geldi, çünkü o sürekli telefon trafiği ortadan kalktı.”
Hareket halindeyken de genel bakış korunuyor. SAM mobil olarak da kullanılabilmektedir. Bir kamyonun nerede olduğunu hızlıca öğrenmek isteyen kişi, konumu doğrudan akıllı telefonundan kontrol edebilmektedir.
Araç yönetimi ve telematik tek bir yerde
Canlı haritanın yanı sıra M. Huhs, SAM’ı merkezi bir araç ve ekipman yönetim sistemi olarak da kullanmaktadır. Makine ve araçlara ilişkin bilgiler doğrudan ilgili profile kaydedilebilmekte ve gerektiğinde tekrar çağrılabilmektedir. Ayrıca TÜV belgeleri gibi dokümanlar da burada yönetilebilmektedir.
Böylece SAM, şirket için sadece bir konum izleme aracı olmaktan çıkıp, kendi araç parkı için merkezi bir platforma dönüşmektedir. Uzun vadeli hedef ise daha da öteye gitmektedir.
Huhs, araç ve makine verilerinden zaman takibine, miktar tespitinden dijital irsaliyelere kadar mümkün olduğunca çok süreci tek bir yerde birleştirmek istemektedir.
Annika Huhs vizyonu şu şekilde özetliyor: “Uzun vadeli arzumuz, her görev için ayrı bir programa ihtiyaç duymak yerine, mümkün olduğunca çok süreci tek bir sistemde temsil edebilmektir.”
Standart uymadığında çözüm üretmek
Telematik sisteminin kurulumu da her araçta aynı şekilde ilerlemedi.
Bazı kamyonlarda, farklı bağlantılar veya teknik ön koşullar nedeniyle öngörülen çözümler başlangıçta planlandığı gibi uygulanamadı. M. Huhs için burada en önemli olan, bu durumların nasıl ele alındığıydı.
Teknik bir engelle karşılaşıldığında durmak yerine, birlikte bir alternatif arandı ve farklı bir çözüm monte edildi.
“syniotec’in çok çözüm odaklı çalışmasını özellikle iyi buluyorum. Biz de müşterilerimiz için her zaman mümkün olanın en fazlasını yapmaya çalışıyoruz. Bu yüzden bir ortağın da bizimle aynı şekilde çalışması güzel.”
Yeni araçlar ve daha karmaşık telematik kurulumları için syniotec doğrudan yerinde destek vermeye devam ediyor. Konteynerler veya iş makineleri için olan diğer çözümleri ise M. Huhs ekibi artık kendisi kurabiliyor.
M. Huhs için en büyük fark, tek bir büyük süreçte değil, günlük operasyonun birçok küçük durumunda kendini gösteriyor.
Bir müşteri teslimatını soruyor.
Bir sürücünün anlık olarak ek bir işi üstlenmesi gerekiyor.
Bir konteynere başka bir konumda ihtiyaç duyuluyor.
Ofiste bir aracın o an nerede olduğunun hızlıca kontrol edilmesi gerekiyor.
Eskiden bu durum genellikle şu anlama geliyordu: aramak, sormak ve bilgileri zihinde veya Excel’de bir araya getirmek.
Bugün ise birçok durumda SAM‘a bir bakış yeterli oluyor.
“Bugün sadece ekrana bakıyoruz ve kamyonlarımızın, makinelerimizin nerede olduğunu doğrudan görüyoruz.”
M. Huhs için dijitalleşme, her şeyden önce operasyonel süreçte daha az koordinasyon çabası ve daha fazla şeffaflık anlamına geliyor. Ve tam da bunun üzerine inşa edilmeye devam edilecek. Annika Huhs şöyle özetliyor:
“Geriye dönüp baktığımızda, syniotec kararı gerçekten verdiğimiz en iyi karardı.”