Erwentraut: من العمل الورقي المكثف إلى إدارة تأجير رقمية فعالة
تُعد Erwentraut GmbH شركة تقليدية تركز على تجارة وخدمة وتأجير آليات البناء والآليات البلدية. منذ عام 2022، يقود ماكسيميليان Erwentraut عملية رقمنة الشركة بصفته المدير الإداري. كانت هناك حاجة ماسة للتغيير في مجال تأجير آليات البناء على وجه الخصوص: كانت العمليات غير فعالة، وأدت الوثائق المكتوبة بخط اليد إلى سوء الفهم، وكان من الصعب إثبات المطالبات. الحل؟ إدارة تأجير رقمية شاملة باستخدام RAM من syniotec.
في RAM
في أسطول التأجير
التحدي: العمليات اليدوية والافتقار إلى إمكانية التتبع
قبل إدخال RAM، كانت عملية التأجير تتكون من رسائل بريد إلكتروني ووثائق منسوخة وصور واتساب. اشتكى العملاء من أضرار لم تكن قابلة للتحقق بوضوح، وأحيانًا كانت الآليات تُعاد دون إعادة تزويدها بالوقود. جعل هذا الإدارة الفعالة شبه مستحيلة.
يؤكد توماز بورستنار، رئيس ورشة آليات البناء في Erwentraut، على مزايا الحل الجديد: ”تساعدنا الرقمنة بشكل كبير، سواء في استكشاف الأخطاء وإصلاحها أو تحديد مواقع الآليات. غالبًا ما يعطينا العملاء مواقع غير دقيقة – الآن يمكننا ببساطة التبديل إلى الآلة ورؤية مكانها على الفور.“
الحل: عمليات التأجير الرقمية مع البرمجيات والمعلوماتية عن بُعد لصناعة البناء والتشييد
في البحث عن حل برمجي مناسب، أصبحت شركة Erwentraut، من خلال جمعية التجار bbi على دراية بـ syniotec. بعد المناقشات الأولية، سرعان ما اتضح أن RAM تقدم أفضل حل رقمي للتأجير. تضمنت المزايا الحاسمة لـ Erwentraut ما يلي:
- بروتوكولات التسليم الرقمي: يوقع العملاء في الساحة أو يستلمون المستندات رقميًا للتأكيد.
- يبدأ الإيجار الآلي وينتهي: يبدأ الإيجار بمجرد مغادرة الماكينة للساحة وينتهي عند عودتها.
- توثيق بالصور المتكاملة مع طابع زمني: يتم توثيق الأضرار والظروف بشكل كامل.
- التكامل في النظام الحالي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP): يتم تشغيل الفواتير وعمليات الإيجار تلقائياً وبكفاءة.
يؤكد ماكسيميليان Erwentraut على توفير الوقت والشفافية: ”نحن نوفر قدرًا هائلاً من الوقت وعملياتنا أكثر وضوحًا بكثير. يمكن لكل موظف الوصول إلى المعلومات ذات الصلة به. هذا يجعلنا أكثر كفاءة ويحسن أيضًا خدمة عملائنا.“
التوسع من خلال تقنيات الاتصال عن بُعد: المزيد من الكفاءة والسلامة
بالإضافة إلى البرنامج، اختارت Erwentraut أيضًا دمج أجهزة تتبع syniotec. مع وجود أكثر من 100 ماكينة في مدير الأصول المستأجرة الموقع الدقيق ومراقبة الاستخدام أمر ضروري:
- تحديد الموقع المباشر لجدولة فعالة
- الحماية من السرقة من خلال التتبع المباشر عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)
- الفوترة التلقائية بناءً على الاستخدام الفعلي
شركة تخضع للتغيير الرقمي
منذ إدخال برنامج لشركات تأجير آليات البناء ونظام syniotec لتتبع الآليات عن بعد (telematics)، تغيرت عملية التأجير في Erwentraut بشكل جذري. تم التخلص من العمليات اليدوية، وأصبحت سير العمل أكثر شفافية، وتم تقليل مصادر الأخطاء. يمتلك الموظفون الآن نظرة عامة واضحة على توفر الآليات، وعمليات التأجير، وتوثيق حالتها – كل ذلك في نظام واحد.
بفضل الجمع بين الإدارة الرقمية ونظام تتبع الآليات عن بعد، تستفيد الشركة من شفافية أكبر، وتوفير في الوقت، وتحكم أفضل في الآليات. لم يُحدث إدخال RAM ثورة في إدارة التأجير فحسب، بل أدى أيضًا إلى تحسين العملية التشغيلية بأكملها وجعلها أكثر كفاءة على المدى الطويل. مع الهدف الواضح المتمثل في دمج RAM بالكامل في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تواصل Erwentraut مسارها نحو الرقمنة.
“بالنسبة لنا، كان القرار صائبًا تمامًا. لقد جعلت الرقمنة عملية التأجير لدينا أكثر كفاءة ووفرت لنا الكثير من الوقت والمال. يمكنني أن أوصي بـ RAM و syniotec لأي شركة في صناعة آليات البناء ترغب في التطور. ” – ماكسيميليان Erwentraut