Erwentraut: Von viel Papier zu effizientem digitalem Mietmanagement
Die Erwentraut GmbH ist ein Traditionsunternehmen mit den Schwerpunkten Handel, Service und Vermietung von Bau- und Kommunalmaschinen. Seit 2022 treibt Maximilian Erwentraut als Geschäftsführer die Digitalisierung des Unternehmens voran. Besonders im Bereich der Baumaschinenvermietung war ein Wandel notwendig: Prozesse waren ineffizient, handschriftliche Dokumentationen führten zu Missverständnissen und Schäden waren nur schwer nachweisbar. Die Lösung? Ein umfassendes, digitales Mietmanagement mit RAM von syniotec.
in RAM
in der Mietflotte
Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und mangelnde Rückverfolgbarkeit
Vor der Einführung von RAM bestand der Mietprozess aus E-Mails, kopierten Dokumenten und WhatsApp-Bildern. Kunden beschwerten sich über Schäden, die nicht eindeutig nachweisbar waren, und Maschinen wurden teilweise unbetankt zurückgegeben. Dies machte eine effiziente Verwaltung praktisch unmöglich.
Tomaz Borstnar, Werkstattleiter für Baumaschinen bei Erwentraut, hebt die Vorteile der neuen Lösung hervor: „Die Digitalisierung hilft uns enorm, sei es bei der Fehlersuche oder bei der Standortbestimmung von Maschinen. Kunden geben uns oft ungenaue Standorte an – jetzt können wir uns einfach auf die Maschine schalten und sofort sehen, wo sie sich befindet.“
Die Lösung: Digitale Mietprozesse mit Software & Telematik für die Baubranche
Auf der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung wurde das Unternehmen Erwentraut durch den Händlerverband bbi auf syniotec aufmerksam. Nach ersten Gesprächen wurde schnell klar, dass RAM die beste digitale Lösung für die Vermietung bietet. Entscheidende Vorteile für Erwentraut waren unter anderem
- Digitale Übergabeprotokolle: Kunden unterschreiben auf dem Hof oder erhalten die Dokumente digital zur Bestätigung.
- Die Vermietung beginnt und endet automatisch: Die Miete beginnt, sobald die Maschine den Hof verlässt und endet, wenn sie zurückkommt.
- Integrierte Fotodokumentation mit Zeitstempel: Schäden und Zustand werden vollständig dokumentiert.
- Integration in das bestehende ERP-System: Rechnungen und Mietvorgänge laufen automatisch und effizient ab.
Maximilian Erwentraut betont die Zeitersparnis und Transparenz: „Wir sparen enorm viel Zeit und unsere Prozesse sind viel klarer. Jeder Mitarbeiter kann auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen. Das macht uns effizienter und verbessert zudem unseren Kundenservice.“
Expansion durch Telematik: mehr Effizienz und Sicherheit
Zusätzlich zur Software entschied sich Erwentraut auch für die Integration von syniotec Trackern. Mit mittlerweile über 100 Maschinen im Rental Asset Manager ist eine genaue Standort- und Nutzungsüberwachung unerlässlich:
- Live-Positionierung für effiziente Terminplanung
- Schutz vor Diebstahl durch Live-GPS-Verfolgung
- Automatische Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Nutzung
Ein Unternehmen im digitalen Wandel
Seit der Einführung der Software für Baumaschinenvermieter und der syniotec Telematik hat sich der Mietprozess bei Erwentraut grundlegend verändert. Manuelle Prozesse wurden eliminiert, Arbeitsabläufe transparenter gestaltet und Fehlerquellen minimiert. Die Mitarbeiter haben nun einen klaren Überblick über die Maschinenverfügbarkeit, die Mietvorgänge und die Zustandsdokumentation – alles in einem System.
Dank der Kombination aus digitaler Verwaltung und Telematik profitiert das Unternehmen von mehr Transparenz, Zeitersparnis und einer besseren Maschinenkontrolle. Die Einführung von RAM hat nicht nur das Mietmanagement revolutioniert, sondern den gesamten Betriebsablauf optimiert und langfristig effizienter gestaltet. Mit dem klaren Ziel, RAM vollständig in das ERP-System zu integrieren, setzt Erwentraut seinen Weg der Digitalisierung fort.
„Für uns war die Entscheidung absolut richtig. Die Digitalisierung hat unseren Mietprozess effizienter gemacht und uns viel Zeit und Geld gespart. Ich kann RAM und syniotec jedem Unternehmen in der Baumaschinenbranche empfehlen, das sich weiterentwickeln möchte. “ – Maximilian Erwentraut