Menos llamadas, más control: M. Huhs digitaliza su flota y la planificación de rutas con syniotec
La empresa M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH de Ottersberg es un negocio familiar gestionado por sus propietarios que lleva casi 40 años activo en los sectores de movimiento de tierras, demolición y servicios de transporte. Su día a día incluye camiones, maquinaria de construcción y contenedores que se desplazan por diferentes obras. Para que todo funcione correctamente, es necesario coordinar constantemente vehículos, empleados y pedidos.
Precisamente aquí residía antes uno de los mayores retos: ¿dónde está cada camión? ¿Cuándo vuelve un conductor? ¿Qué vehículo está cerca y puede aceptar un pedido adicional de forma espontánea?
Muchas respuestas solo se obtenían de una forma: llamando por teléfono.
Hoy, M. Huhs utiliza el Smart Asset Manager (SAM) y la telemática de syniotec para supervisar su propia flota de forma centralizada. Por las mañanas, el mapa digital es ya una de las primeras cosas que se abren en la oficina.
“Nuestra expectativa era que el sistema facilitara nuestro día a día, y eso es exactamente lo que hemos logrado”, afirma Manuel Huhs, gerente de M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH.
¿Cuáles eran los retos?
Especialmente en una empresa de transporte, el día a día exige reaccionar de forma espontánea con frecuencia. Sin embargo, antes de implementar SAM, M. Huhs carecía de una visión centralizada de la ubicación actual de camiones, máquinas y contenedores.
- Mucha coordinación y consultas por teléfono
- Falta de visión en tiempo real de camiones y maquinaria
- Dificultad para la planificación espontánea de rutas y servicios
- Mantenimiento manual de la ubicación de contenedores en Excel
- Los datos de máquinas y vehículos no estaban centralizados en un solo lugar
“¿Por dónde andas?”: el día a día antes de SAM
Antes, cuando un cliente quería saber cuándo llegaría su pedido, no siempre era posible responder de inmediato.
Primero había que aclarar qué conductor estaba en ruta, dónde se encontraba el camión y cuándo se preveía su regreso. Esto también suponía una falta de información crítica para la planificación interna de rutas.
Manuel Huhs describe el día a día de entonces de forma pragmática:
“Antes teníamos que llamar mucho para preguntar a los conductores: ¿por dónde andas ahora? Hoy tenemos el control y podemos planificar las siguientes rutas mucho mejor”.
El problema era evidente sobre todo ante cambios espontáneos. Si un conductor ya estaba cerca de otro pedido, se podría haber combinado directamente con una recogida adicional o una retirada de tierras, por ejemplo. Para cuando se aclaraba su ubicación por teléfono, es posible que ya hubiera pasado por el lugar en cuestión.
“Había muchísima información que simplemente tenías que retener en la cabeza”, recuerda Annika Huhs.
Por eso, se buscaba una solución que centralizara la información y que, a ser posible, no creara otro sistema aislado más en el trabajo diario.
Una plataforma para vehículos, máquinas y contenedores
En su búsqueda de una solución digital, M. Huhs analizó diferentes proveedores.
Para la empresa era importante desde el principio unificar los datos de máquinas y vehículos en un sistema centralizado y, al mismo tiempo, obtener la telemática necesaria de un único proveedor.
Con syniotec, M. Huhs encontró finalmente este enfoque: el software SAM y las soluciones de telemática y GPS correspondientes se integran directamente entre sí.
“No queríamos trabajar con muchas aplicaciones diferentes, sino tener, a ser posible, una solución que lo ofreciera todo de un mismo proveedor”.
Para Manuel y Annika Huhs, no solo la técnica jugó un papel importante. También fue decisiva la posibilidad de desarrollar requisitos de forma conjunta y contar con una persona de contacto directa para cualquier duda.
Hoy, SAM forma parte integral del día a día en M. Huhs.
En la oficina, la vista de mapa se muestra en una pantalla grande. Así se ve directamente dónde están los vehículos, qué camiones están en ruta y cuáles están ya de vuelta a la base.
“Por la mañana, una de las primeras cosas que hacemos es abrir el mapa y ver directamente dónde está cada uno”, explica Annika Huhs, asistente de dirección.
Lo que antes requería varias llamadas, hoy se puede responder a menudo con un solo vistazo.
Esto no solo ayuda con las rutas planificadas. Precisamente cuando algo cambia a corto plazo en el día a día, el equipo puede decidir más rápido qué vehículo se encuentra en la zona adecuada y podría asumir el pedido adicional.
“La colaboración es ahora más relajada porque se han eliminado todas esas llamadas de ida y vuelta”.
Incluso fuera de la oficina se mantiene el control. SAM se puede consultar de forma móvil. Quien quiera saber rápido dónde está un camión, puede comprobar la ubicación directamente en su smartphone.
Gestión de vehículos y telemática en un solo lugar
Además del mapa en vivo, M. Huhs utiliza SAM como gestión centralizada de vehículos y equipos. La información sobre máquinas y vehículos se puede guardar directamente en el perfil correspondiente y consultar cuando sea necesario. También se pueden gestionar allí documentos como los papeles de la ITV.
De este modo, SAM está pasando de ser una mera vista de ubicaciones a convertirse en una plataforma central para la flota de la empresa. El objetivo a largo plazo va más allá.
Huhs desea unificar el mayor número posible de procesos en un solo lugar: desde los datos de vehículos y máquinas hasta el registro de tiempos y la determinación de cantidades, pasando por los albaranes digitales.
Annika Huhs resume así la visión: “Nuestro deseo a largo plazo sería reflejar el mayor número posible de procesos en un único sistema, en lugar de necesitar un programa propio para cada tarea”.
Encontrar soluciones cuando el estándar no encaja
La implementación de la telemática tampoco fue idéntica en todos los vehículos.
En algunos camiones, las soluciones previstas no pudieron utilizarse inicialmente como se esperaba debido a otras conexiones o requisitos técnicos. Para M. Huhs, lo decisivo fue sobre todo cómo se gestionaron estas situaciones.
En lugar de detenerse ante un obstáculo técnico, se buscó conjuntamente una alternativa y se instaló otra solución.
“Me parece especialmente bueno que syniotec trabaje de forma muy orientada a la solución. Nosotros siempre intentamos hacer posible lo máximo para nuestros clientes. Por eso es agradable que un socio trabaje de la misma forma con nosotros”.
Para vehículos nuevos e instalaciones telemáticas más complejas, syniotec sigue prestando apoyo directamente en las instalaciones. Otras soluciones, por ejemplo para contenedores o maquinaria de construcción, ya las puede instalar el propio equipo de M. Huhs.
La mayor diferencia en M. Huhs no se aprecia en un único proceso de gran envergadura, sino en muchas pequeñas situaciones del funcionamiento diario.
Un cliente pregunta por su entrega.
Un conductor debe aceptar otro pedido de forma espontánea.
Se necesita un contenedor en otra ubicación.
En la oficina hay que comprobar rápidamente por dónde circula un vehículo en ese momento.
Antes, esto solía significar: llamar, preguntar y unificar la información en la cabeza o en Excel.
Hoy, en muchos casos basta con echar un vistazo a SAM.
“Hoy simplemente miramos la pantalla y vemos directamente dónde están nuestros camiones y máquinas”.
Para M. Huhs, la digitalización significa sobre todo una cosa: menos esfuerzo de coordinación y más transparencia en la operativa diaria. Y es precisamente sobre esto sobre lo que quieren seguir construyendo. Annika Huhs concluye:
“Visto en retrospectiva, la elección de syniotec fue realmente la mejor decisión”.