Moins d’appels téléphoniques, plus de visibilité : M. Huhs digitalise la gestion de sa flotte et la planification des tournées avec syniotec
L’entreprise M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH, basée à Ottersberg, est une entreprise familiale dirigée par ses propriétaires, active depuis près de 40 ans dans les travaux de terrassement, de démolition et de transport. Le quotidien de l’entreprise repose sur des camions, des engins de chantier et des conteneurs ampliroll qui circulent sur différents chantiers. Pour que tout fonctionne sans accroc, véhicules, collaborateurs et commandes doivent être coordonnés en permanence.
C’est précisément là que résidait l’un des plus grands défis par le passé : où se trouve tel camion ? Quand un chauffeur sera-t-il de retour ? Quel véhicule se trouve actuellement à proximité et peut prendre en charge une commande supplémentaire au pied levé ?
Pour obtenir ces réponses, il n’existait bien souvent qu’une seule solution : téléphoner.
Aujourd’hui, M. Huhs utilise le Smart Asset Manager (SAM) et la télématique de syniotec pour garder une vue d’ensemble centralisée de sa flotte. Le matin, la carte numérique fait désormais partie des premières choses que l’on ouvre au bureau.
« Nous attendions du système qu’il simplifie notre quotidien – et c’est exactement ce qui s’est produit. », explique Manuel Huhs, gérant de M. Huhs Lohn- und Fuhrunternehmen GmbH
Quels étaient les défis ?
Dans une entreprise de transport, il faut souvent réagir au pied levé au quotidien. Avant l’introduction de SAM, M. Huhs ne disposait cependant d’aucune vue d’ensemble centralisée indiquant où se trouvaient les camions, les engins et les conteneurs à un instant donné.
- Beaucoup de coordination et de questions par téléphone
- Absence de vue en temps réel sur les camions et engins de chantier
- Planification spontanée des tournées et des interventions compliquée
- Suivi manuel de l’emplacement des conteneurs dans Excel
- Données sur les engins et véhicules non centralisées en un seul endroit
« Où es-tu en ce moment ? » – Le quotidien avant SAM
Autrefois, lorsqu’un client souhaitait savoir quand sa livraison arriverait, la réponse n’était pas toujours immédiate.
Il fallait d’abord déterminer quel chauffeur était en route, où se trouvait le camion à ce moment-là et quand il serait probablement de retour. Cette information manquait également pour la planification interne des tournées.
Manuel Huhs décrit le quotidien de l’époque avec pragmatisme :
« Avant, nous devions beaucoup courir après les informations par téléphone et demander aux chauffeurs : où es-tu en ce moment ? Aujourd’hui, nous avons une vue d’ensemble et nous pouvons planifier les prochaines tournées bien mieux. »
Ce problème se faisait particulièrement sentir lors de changements imprévus. Si un chauffeur se trouvait justement à proximité d’une autre commande, un enlèvement ou une évacuation de terre supplémentaire aurait par exemple pu être directement combiné. Mais le temps de clarifier sa position par téléphone, il avait parfois déjà dépassé l’endroit concerné.
« C’était énormément de connaissances qu’il fallait simplement garder en tête », se souvient Annika Huhs.
L’entreprise cherchait donc une solution capable de centraliser les informations, sans pour autant ajouter un énième système isolé à son quotidien.
Une plateforme pour les véhicules, les engins et les conteneurs
Lors de la recherche d’une solution numérique, M. Huhs a examiné différents prestataires.
Dès le départ, il était important pour l’entreprise de regrouper les données relatives aux engins et aux véhicules dans un système central, tout en obtenant la télématique nécessaire auprès d’un seul interlocuteur.
C’est avec syniotec que M. Huhs a finalement trouvé exactement cette approche : le logiciel SAM et les solutions GPS et télématiques adaptées s’articulent directement l’une avec l’autre.
« Nous ne voulions pas travailler avec de nombreuses applications différentes, mais plutôt disposer d’une solution unique couvrant tous nos besoins. »
Pour Manuel et Annika Huhs, la technologie n’était pas le seul critère déterminant. La possibilité de faire évoluer les besoins ensemble et de disposer d’un interlocuteur direct en cas de question a également joué un rôle décisif.
Aujourd’hui, SAM fait pleinement partie du quotidien de travail chez M. Huhs.
Au bureau, la vue cartographique s’affiche sur un grand écran. On y voit immédiatement où se trouvent les véhicules, quels camions sont en route et lesquels sont déjà sur le chemin du retour vers l’entreprise.
« Le matin, l’une des premières choses que nous faisons, c’est ouvrir la carte et voir directement qui se trouve où. », explique Annika Huhs, assistante de direction
Ce qui nécessitait autrefois plusieurs appels téléphoniques se résout aujourd’hui souvent d’un simple coup d’œil.
Cela aide non seulement pour les tournées planifiées. Lorsqu’un changement survient à court terme dans le quotidien, l’équipe peut décider plus rapidement quel véhicule se trouve dans le bon secteur et pourrait prendre en charge la commande supplémentaire.
« La collaboration est devenue plus sereine, car tous ces allers-retours téléphoniques ont disparu. »
La vue d’ensemble reste également accessible en déplacement. SAM peut être consulté depuis un appareil mobile. Pour savoir rapidement où se trouve un camion, il suffit de vérifier sa position directement sur son smartphone.
Gestion des véhicules et télématique en un seul endroit
Outre la carte en temps réel, M. Huhs utilise également SAM comme système central de gestion des véhicules et des engins. Les informations relatives aux machines et véhicules peuvent être directement enregistrées dans le profil correspondant, puis consultées en cas de besoin. Des documents tels que les attestations de contrôle technique peuvent également y être gérés.
SAM évolue ainsi progressivement, pour l’entreprise, d’un simple outil de suivi de localisation vers une plateforme centrale pour l’ensemble de sa flotte. L’objectif à long terme va cependant encore plus loin.
Huhs souhaite regrouper un maximum de processus en un seul endroit : des données sur les véhicules et les engins à la saisie des temps et au relevé des quantités, jusqu’aux bons de livraison numériques.
Annika Huhs résume ainsi cette vision : « Notre souhait, à long terme, serait de regrouper un maximum de processus dans un seul système, plutôt que d’avoir besoin d’un programme distinct pour chaque tâche. »
Trouver des solutions lorsque le standard ne convient pas
La mise en place de la télématique ne s’est pas non plus déroulée de la même manière pour chaque véhicule.
Sur certains camions, les solutions prévues n’ont d’abord pas pu être installées comme prévu, en raison de raccordements différents ou de contraintes techniques particulières. Pour M. Huhs, ce qui comptait avant tout, c’était la manière dont ces situations étaient gérées.
Plutôt que de s’arrêter face à un obstacle technique, une alternative a été recherchée conjointement et une autre solution a été installée.
« Ce que j’apprécie particulièrement, c’est que syniotec travaille de manière très orientée solutions. Nous essayons toujours de rendre le maximum de choses possibles pour nos clients. C’est donc agréable d’avoir un partenaire qui travaille de la même manière avec nous. »
Pour les nouveaux véhicules et les installations télématiques plus complexes, syniotec continue d’intervenir directement sur place. D’autres solutions, par exemple pour les conteneurs ou les engins de chantier, peuvent désormais être installées directement par l’équipe de M. Huhs.
Chez M. Huhs, la plus grande différence ne se manifeste pas dans un grand processus unique, mais dans de nombreuses petites situations du quotidien de l’entreprise.
Un client s’informe sur sa livraison.
Un chauffeur doit prendre en charge une commande supplémentaire au pied levé.
Un conteneur est nécessaire sur un autre site.
Au bureau, il faut rapidement vérifier où se trouve un véhicule en déplacement.
Autrefois, cela signifiait souvent : appeler, se renseigner et rassembler les informations de mémoire ou dans Excel.
Aujourd’hui, dans de nombreux cas, un simple coup d’œil sur SAM suffit.
« Aujourd’hui, il nous suffit de regarder l’écran pour voir directement où se trouvent nos camions et nos engins. »
Pour M. Huhs, la digitalisation signifie donc avant tout une chose : moins de coordination et plus de transparence au quotidien. Et c’est précisément sur cette base que l’entreprise souhaite continuer à progresser. Annika Huhs résume :
« Avec le recul, le choix de syniotec était vraiment la meilleure décision. »