İnşaatta Dijital Ekipman Yönetimi: Kröger Bau, SAM ile makine planlamasına nasıl daha fazla şeffaflık getiriyor?
Kröger Bau; makinelerin, araçların ve ekipmanların her gün farklı şantiyelerde kullanıldığı bir inşaat şirketidir. Bu nedenle, asıl inşaat işinin yanı sıra makine parkının organizasyonu da önemli bir rol oynamaktadır: Hangi makine nerede? Hangi projede ihtiyaç duyuluyor? Orada ne kadar süre kullanılacak ve sonuçta planlama ile gerçek kullanım birbiriyle örtüşüyor mu?
Bu sorularla ilgilenen kişilerden biri de Kröger Bau Ticari Müdürü Mirco Rönpage‘dir. Kendisinin görevleri arasında satın alma, süreç optimizasyonu ve şirketteki dijital iş akışlarının geliştirilmesi yer almaktadır.
Kröger Bau’da prensip, her süreci ne pahasına olursa olsun dijitalleştirmek değildir. Aksine, hangi iş akışlarının anlamlı bir şekilde iyileştirilebileceği ve dijital çözümlerin günlük çalışma hayatında nerede gerçekten katma değer yarattığı düzenli olarak kontrol edilmektedir.
Ekipman yönetimi için bir çözüm arayışı da tam olarak bu yaklaşım doğrultusunda ortaya çıkmıştır.
Bugün Kröger Bau; makineleri ve ekipmanları merkezi olarak yönetmek, şantiyelerde planlamak ve telematik yoluyla analiz etmek için syniotec’in Smart Asset Manager (SAM) çözümünü kullanmaktadır.
Ekipman bilgileri sadece zihinlerde kaldığında
SAM’dan önce Kröger Bau’da halihazırda basit bir GPS yönetim sistemi mevcuttu. Bu sistem, münferit makinelerin nerede olduğunu gösteriyordu. Ancak uçtan uca bir ekipman planlaması veya merkezi bir dijital ekipman yönetimi henüz yoktu.
Bir makineye başka bir şantiyede ihtiyaç duyulduğunda, süreç genellikle bir telefon görüşmesiyle başlıyordu.
Cihaza sahada hâlâ ihtiyaç var mı? Teslim alınabilir mi? Bir sonraki aşamada nerede kullanılacak?
Özellikle bir ekip tarafından römorkla götürülebilen daha küçük makinelerde bu bilgi, genellikle doğrudan ustabaşılar ve şantiye şeflerindeydi.
Mirco Rönpage, “Ekipmanların nerede olduğu bilgisi kısmen sadece ustabaşıların ve şantiye şeflerinin kafasındaydı.” diyor.
Çalışma saatleri veya kilometre sayaçlarının da kısmen manuel olarak alınması gerekiyordu. Atölye, örneğin denetimler sırasında değerleri belgeliyordu. Arada verilere ihtiyaç duyulduğunda şantiye aranıyor ve ardından Excel ile çalışmaya devam ediliyordu.
Bu nedenle Kröger Bau için durum kısa sürede netleşti: Aranan şey sadece başka bir takip çözümü değil, ekipman yönetimi, planlama, telematik ve analizi birbirine bağlayan bir yazılımdı.
Çözüm arayışı birkaç yıl sürdü
Kröger Bau uzun süredir çeşitli yazılım ve telematik sağlayıcılarını inceliyordu. Birçok çözüm test edildi ancak bir gereksinimin özellikle önemli olduğu ortaya çıktı.
Çeşitli çerçeve sözleşmeler nedeniyle Kröger Bau’da şantiye alanları veya coğrafi sınırlar (geofence) birbiriyle çakışabiliyordu. Buna rağmen makinelerin net bir şekilde planlanabilmesi, projelere atanabilmesi ve ardından analiz edilebilmesi gerekiyordu.
Şirket, bazı çözümlerde tam da bu noktada sınırlarla karşılaştı.
Kröger Bau, sonunda syniotec’in SAM çözümü ile bu gereksinimleri karşılayabilen ve aynı zamanda sadece konum göstermenin çok ötesine geçen bir platform buldu. Mirco Rönpage bu konuda şunları söylüyor:
“syniotec ile sadece bir takip sistemine değil, aynı zamanda cihazları sevk edebileceğimiz, planlayabileceğimiz ve analiz edebileceğimiz eksiksiz bir ekipman yönetimine sahibiz.”
Bugün ekipman organizasyonu SAM Planlayıcı'da başlıyor
Entegre planlayıcı, bugün günlük iş hayatının önemli bir parçasıdır. Makineler ve ekipmanlar, projeler ve şantiyeler için önceden planlanabilmektedir. Bu sayede sadece bir cihazın şu anda nerede olduğu değil, aynı zamanda nerede kullanılması gerektiği de görülebilmektedir.
Mirco Rönpage için bu, her şeyden önce daha fazla genel bakış anlamına geliyor. Cihazların doğru planlanıp planlanmadığını, ilgili şantiyelere atamanın uygun olup olmadığını ve kullanım ile yükleme sürelerinin birbiriyle örtüşüp örtüşmediğini kontrol edebiliyor.
Aynı zamanda şirket içindeki iletişim de değişti.
“Artık cihazların nerede olduğunu veya nerede planlandığını öğrenmek için telefonla peşine düşmemiz gerekmiyor.”
Çeşitli kaynaklardan bilgi toplamak yerine, ekipman planlaması etrafında daha sağlam bir süreç var. Şantiye yönetimi, atölye ve idari birimler böylece ortak bir veri tabanı üzerinde çalışıyor.
Ekipman verileri denetleme için bilgiye dönüşüyor
Ancak Kröger Bau için bir makinenin konumu, günlük hayatta ilgili olan bilgilerin sadece bir kısmıdır.
En az onun kadar önemli olan soru şudur: Cihaz gerçekte nasıl kullanıldı?
SAM üzerinden kullanım ve yükleme süreleri geriye dönük olarak takip edilebilmekte ve ardından denetleme sürecinde daha ayrıntılı analiz edilebilmektedir. Böylece Kröger Bau, örneğin bir projenin orijinal maliyet hesaplamasının gerçek makine kullanımıyla örtüşüp örtüşmediğini kontrol edebilmektedir.
“Bugün, maliyet hesaplama yaklaşımlarımızın cihazları gerçekte kullanma şeklimizle örtüşüp örtüşmediğini görebiliyoruz.”
Çalışma saatleri ve kilometre sayaçları da merkezi olarak mevcuttur. Eskiden kısmen şantiyeden telefonla sorgulanan ve ardından Excel’e aktarılan bilgiler, bugün doğrudan cihaz verilerinden izlenebilmektedir.
Böylece telematik sadece GPS takibi için bir araç değil, aynı zamanda planlama, analiz ve denetleme için de bir temel haline gelmektedir.
Dijitalleşme ekipman planlamasıyla bitmiyor
SAM’ın kullanıma sunulmasıyla Kröger Bau’daki dijitalleşme süreci tamamlanmış değil.
Aksine: Mevcut kullanım sırasında, hangi süreçlerin ek olarak dijital olarak yansıtılabileceğine dair sürekli yeni fikirler ortaya çıkıyor. Bunun bir örneği şirketin kendi atölyesidir.
Şimdiye kadar denetim belgeleri kısmen hâlâ klasik yöntemlerle belgeler ve klasörler üzerinden yönetiliyordu. Kröger Bau, SAM Atölye Modülü ile gelecekte bu iş akışlarını da daha güçlü bir şekilde dijitalleştirmek istiyor.
“Atölye modülü ile bu süreçleri de dijitalleştirmek ve artık münferit denetim fişlerini klasörlere dosyalamamak istiyoruz.”
Ekipman yönetimi, telematik, planlama ve atölye süreçlerinin uzun vadede giderek daha fazla birlikte çalışması hedeflenmektedir.
Kröger Bau için bir diğer önemli nokta da syniotec ile olan iş birliğidir. Uygulama aşamasında ve devam eden operasyon sırasında şirket, syniotec ekibiyle düzenli olarak iletişim halindedir.
Sorular, sorunlar ve yeni gereksinimler birlikte tartışılmaktadır.
“Sorunlarda her zaman en kısa sürede bir çözüm arandı ve çoğunlukla bir çözüm bulundu.”
Özellikle inşaat şirketlerindeki gereksinimler işletmeden işletmeye farklılık gösterdiği için bu iş birliği Kröger Bau için büyük önem taşımaktadır.
Bu noktada her sürecin sadece dijital olarak yeniden kopyalanması gerekmiyor.
Mirco Rönpage için mesele daha ziyade mevcut iş akışlarını sorgulamaktır.
“Mevcut süreci sadece bire bir dijital olarak yansıtmaya çalışmamalı, nerede gerçekten bir katma değer oluştuğuna bakmalısınız.”
Bu düşünce, Kröger Bau’daki tüm dijitalleşme sürecine yayılmış durumdadır.
Odak noktasında yazılım değil, günlük çalışma hayatının nasıl daha basit, daha şeffaf ve daha izlenebilir hale getirilebileceği sorusu yer almaktadır.
Şirket için SAM, bu nedenle sadece bir takip sistemi değil; makineler, araçlar ve ekipmanlarla ilgili diğer süreçlerin adım adım birleştirilebileceği bir platformdur.